Lorsqu’une entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit saisir dans son logiciel comptable les factures d’achats qu’elle reçoit et les factures de ventes qu’elle émet. Cet encodage, également appelé enregistrement comptable, doit être maîtrisé par l’opérateur de saisie afin que la comptabilité soit correcte et qu’elle soit simple et rapide à réviser lors du bilan de fin d’année . Compta-Facile approfondit la notion de saisie comptable et vous indique comment bien saisir une facture d’achat fournisseur ou une facture de vente client. L’encodage des factures d’achat et de vente la saisie comptable Nous l’avons déjà abordé dans différents articles mais il convient de le rappeler une nouvelle fois tout flux impactant le patrimoine ou l’activité d’une entreprise doit être pris en considération dans ses comptes et faire l’objet d’une comptabilisation, c’est-à-dire qu’il génère une succession d’enregistrements d’écritures comptables cela consiste à passer des écritures dans la comptabilité. Cette tâche est appelée saisie comptable » et est généralement effectuée dans le cadre de la tenue d’une comptabilité en partie double. Lorsqu’elle reçoit ou émet une facture pour plus d’informations sur ses modalités d’établissement comment faire une facture, l’entreprise doit l’enregistrer dans ses comptes. Elle doit tout d’abord distinguer, lorsqu’elle est redevable de la taxe sur la valeur ajoutée, le montant hors taxes HT, la TVA et le montant toutes taxes comprises » TTC. Puis elle va procéder à la saisie de ce document dans sa comptabilité. Modèle de saisie comptable d’une facture d’achat – fournisseur Débit du compte de charges concerné pour le montant HT ; Débit du compte de TVA déductible pour le montant de la TVA ; Crédit du compte fournisseur pour le montant TTC. Remarque lorsque l’entreprise acquiert un bien qu’elle souhaite conserver de manière durable appelé une immobilisation en comptabilité, elle va utiliser un compte d’immobilisations au lieu d’un compte de charges et un compte spécial de TVA déductible. Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre article comment distinguer une charge d’une immobilisation ? Modèle de saisie comptable d’une facture de vente – client Débit du compte de client pour le montant TTC ; Crédit du compte de TVA collectée pour le montant de la TVA ; Crédit du compte de produits concerné pour le montant HT. En pratique, la plupart des logiciels comptables proposent le cadre de saisie suivant Date Numéro de pièce Compte général Compte auxiliaire Libellé de l’opération Débit Crédit X X La date représente la date d’établissement de la facture qui peut être différente de la date de livraison ou de la date d’expédition des marchandises. Le numéro de pièce correspond au numéro qui est attribué par l’opérateur de saisie à la pièce comptable il pourra choisir sa propre codification pour ses factures de ventes et en créer une spéciale pour ses factures d’achats. Pour en savoir plus comment numéroter ses factures de vente ?. Le numéro de compte général correspond au compte mouvementé celui qui est concerné par l’opération. Il s’agira d’un compte de bilan ou d’un compte de gestion. Le numéro de compte auxiliaire ne concerne que les tiers clients, fournisseurs ; il permet d’individualiser chacun d’entre eux afin de ne pas regrouper toutes les opérations dans le même compte général. Le libellé de l’opération correspond à la description du flux. Les colonnes débit » et crédit » constate le sens dans lequel est mouvementé le compte certains comptes, lorsqu’ils sont débités, traduisent un appauvrissement de l’entreprise tandis que d’autres traduisent un enrichissement. Pour plus d’informations fonctionnement des comptes en comptabilité. Bien saisir une facture d’achat ou de vente nos conseils Saisir régulièrement les factures fournisseurs – clients Une saisie régulière des pièces comptables permet d’identifier rapidement les documents manquants qui seront donc à réclamer aux tiers concernés. Exemple présence d’un bon de commande et non d’une facture ce qui va permettre de réclamer rapidement la facture au fournisseur. Cela permet également de déterminer avec le plus de précisions possibles le montant de la TVA éventuellement due selon la périodicité – mensuelle, trimestrielle ou annuelle – des déclarations de TVA. Utiliser les bons comptes comptables La saisie comptable est le socle de la comptabilité. L’imputation comptable compte mouvementé dans une écriture comptable est primordiale puisqu’elle constitue l’essence même de la comptabilité. Elle consiste à attribuer le bon compte à l’opération concernée. C’est une tâche qui ne doit pas être négligée ni déléguée à n’importe qui. Elle nécessite une attention particulière et un minimum de connaissances. Créer des trames de saisie comptable La création de trames permet l’intégration automatique des comptes dans l’écriture comptable. L’opérateur de saisie n’aura plus qu’à remplir le numéro de pièce ainsi que les montants débit et crédit. En pratique, il est possible dans la plupart des logiciels comptables, créer autant de guides que souhaités. Exemple guide de saisie d’une facture de Télécom, guide de saisie d’une facture de loyers, guide de saisie d’une facture d’achat de marchandises, guide de saisie d’une facture de vente, etc. Cette démarche permet de gagner du temps lors de la saisie comptable. Il est possible d’aller encore plus loin en matière de traitement comptable des factures d’achats et de ventes en optant, au sens large, pour l’automatisation de la comptabilité. Encoder et classer correctement les pièces comptables saisies Tenir correctement la comptabilité de son entreprise suppose de savoir retrouver rapidement les justificatifs saisis à partir de la comptabilité. Une bonne saisie comptable implique D’attribuer un numéro à chaque enregistrement comptable Chaque facture enregistrée doit comporter un numéro il s’agit du numéro de pièce évoqué ci-dessus. Pour les factures de ventes, il pourra s’agir du numéro interne attribuée par l’entreprise qui, rappelons le, doit être établie dans un ordre séquentiel et chronologique, sans rupture d’aucune sorte. Pour les factures d’achats, il pourra s’agir d’un numéro créé par l’entreprise le numéro de facture attribué par le fournisseur pourra également être accolé. Par exemple 2015-01/001/FAXXX année-mois/numéro interne de codification/référence de la facture chez le fournisseur. De classer correctement les pièces comptables Après avoir saisi les factures, il convient de les ranger dans des classeurs numérotés. Plusieurs méthodes sont couramment pratiquées mais la plus simple est de les regrouper par nature achats d’un coté et ventes de l’autre. Ensuite, elles peuvent être classées par numéro de pièce par ordre numérique croissant. Ce mode de classement permet un gain de temps lorsqu’une facture est recherchée ultérieurement il conviendra d’ouvrir le logiciel de comptabilité, de consulter le compte du client/fournisseur concerné et d’observer le numéro de pièce qui lui a été attribué. Ensuite, il suffira de consulter le classeur correspondant et de retrouver la pièce à l’aide du numéro. Pour plus d’informations le classement des factures d’achat et de vente. Conserver les factures clients/fournisseurs dans les délais prévus par la loi Lorsque l’exercice comptable est clôturé, les factures ne doivent, bien évidemment, pas être détruites. Ces justificatifs doivent faire l’objet d’une conservation dans des conditions bien précises, au même titre que certains autres documents comme les bons de commande par exemple pendant une certaine durée. Pour plus d’informations le délai de conservation des documents comptables. Conclusion la saisie d’une facture fournisseur ou d’une facture client nécessite de respecter un certain formalisme. D’ailleurs, une attention particulière doit être apportée à la saisie comptable puisqu’elle constitue la base de la comptabilité. Lorsqu’elle est correctement effectuée, elle permet de bien préparer le bilan comptable de fin d’année.